Die besten Ideen für mein Agrarbüro

Die Landwirtschaftskammer Niedersachsen veranstaltet seit 20 Jahren Kurse für das Management des Agrarbüros. Aus diesem Anlass gab es einen Wettbewerb für gute Tipps. Hier die Besten.

Zum Wettbewerb der Landwirtschaftskammer Niedersachsen gab es viele Einsendungen. Sie zeigten, dass es nicht immer um radikale Veränderungen geht. Oft sind es Kleinigkeiten, die das Arbeiten auf Dauer vereinfachen, Zeit sparen, Geldbeutel und Nerven schonen und eine produktive Arbeitsumgebung schaffen.

1.Doppelter Bildschirm spart viel Zeit

Ein zweiter Bildschirm am Arbeitsplatz kostet kein Vermögen, ist aber eine super Arbeitserleichterung. Man kann parallel zwei Anwendungen geöffnet haben, etwa eine digitale Rechnung und gleichzeitig das Buchführungsprogramm. Das spart bis zu 35 Prozent Arbeitszeit.

2.Gönnen Sie sich ein Wohlfühl-Büro

Dunkel, kalt und unkomfortabel sollte das Agrarbüro nicht sein. Da mag niemand gerne arbeiten. Stattdessen hell, geräumig und komfortabel  - dafür muss nicht zwangsläufig eine komplett neue Einrichtung her. Ausreichend Stauraum schaffen und gute Beleuchtung wirken schon Wunder. Oft sind es Kleinigkeiten, die fürs Wohlfühlen sorgen. Dazu tragen auch Farben, Fußboden, Heizung, Musik und Pflanzen bei.
Ideal ist ein Besprechungstisch für Mitarbeiter, Berater, Geschäftspartner und Kunden.
Kleinigkeiten sorgen für mehr Spaß und Motivation im Büro: Ein Wohlfühlduft, ein klammerloser Hefter, ein stabiler Locher mit Anschlagschiene, ein Headset, eine Dockingstation, ein vernünftiger Kugelschreiber, eine Kaffeemaschine, ein Büroschild…
Ebenfalls eine gute Idee: Ein Flipchart, um Ergebnisse direkt sichtbar festzuhalten.

3.Ordnungshelfer im Kleinen und Großen

Die digitale Buchführung geht deutlich schneller, wenn man die gescannten Papiere in beschrifteten Aufbewahrungskästen unterbringt. Einteilungen in Schubläden, Trennstege, Schrägablagen in Schubkästen in Rollcontainern, Stehsammler für Zeitschriften, Stifte-Butler, Kabelbinder oder – schlauch sind weitere Ordnungshelfer.

Farbige Ordner und aussagekräftige Beschriftungen sind das A und O im Aktenschrank und spiegeln die digitale Ablage wider. Man kann jederzeit jemanden beauftragen, einen Ordner herauszusuchen. Und man sieht sofort, wenn einer fehlt. Ein Aktenplan legt fest, welche Dokumente wo abgelegt werden, egal ob in Papierform oder digital. Den Aktenplan erstellt man am besten zusammen mit allen, die im Agrarbüro tätig sind.

4. AEG=Ausschalten-Einschalten-Geht wieder

Ein Patentrezept, wenn es mal hakt: Ausschalten. Einschalten. Geht wieder, kurz: AEG. Das bewährt sich auch im Webseminar.

5. Ein Beschriftungsgerät lohnt sich

Geben Sie allen Schlüsseln am Schlüsselbrett ein Zuhause. Jeder Haken und jeder Schlüssel sind beschriftet und haben so einen festen Platz. Dafür lohnt sich ein Beschriftungsgerät. Denn es kann noch mehr: Mit den selbstklebenden Etiketten lassen sich auch Schalter, Ordnungseinrichtungen und notfalls Ordner beschriften.

6. Der Scanner – die beste Anschaffung ever

Jedes Dokument innerhalb einer Minute zu finden ist für viele ein Traum. Ein digitales Archiv hilft dabei. Dabei unverzichtbar ist ein Scanner. Alles geht damit schneller, und die jahrelang gezüchteten Aktenberge sind so vom Schreibtisch verbannt.

Auch damit möglich: Post to go! Die Tagespost scannen, der Betriebsleiter/die Betriebsleiterin kann sie auf dem Smartphone überall lesen, egal ob auf dem Sofa oder Schlepper.

7. Dreamteam: Scanner und Paginierstempel

Papiere superschnell finden, wenn es darauf ankommt. Dazu trägt ein Paginierstempel in Zusammenarbeit mit dem Scanner bei. Überhaupt sind Stempel hilfreich, etwa ein Datumsstempel. Damit wird der Post schnell das Eingangsdatum verpasst.

8. Wiedervorlagemappen gegen das Papierchaos

Zwei unterschiedlich farbige Wiedervorlagemappen erleichtern die Arbeit. Im Einen sind Unterlagen für den Steuerberater, im Anderen lagert die vorsortierte Eingangspost.
Auch bei E-Mails gibt es eine Wiedervorlage, etwa in Outlook. Das erleichtert es, wichtige Fristen nicht zu verpassen.

9. Weiterbildung ist die beste Investition

In Niedersachsen bietet die Landwirtschaftskammer Kurse „AgrarBüromanagerin“ an. In den anderen Bundesländern übernehmen das adäquate Einrichtungen. Die Kosten von Weiterbildungen kann man komplett von der Steuer absetzen.